Diffuser une mauvaise nouvelle, surtout quand elle affecte la vie des personnes, les carrières ou les emplois, n'est jamais facile. Et lorsque ces communications sont mal gérées, cela peut largement empirer les choses. Mais si vous profitez des conseils de ce post, vos efforts de communication seront beaucoup plus efficaces.
Beaucoup d'entreprises font un travail médiocre (ou n’en font aucun d’ailleurs) lorsqu’elles diffusent des informations négatives à leurs employés. Voici quelques conseils pratiques sur la façon dont vous pouvez effectivement fournir des informations négatives ou difficiles :
Idéalement, les employés ne devraient recevoir de mauvaises nouvelles que dans un process individuel, en face à face. Cela leur permettrait d'exprimer leurs réactions immédiates et désammorcerait ainsi des conflits potentiels. Évidemment, ce n'est pas toujours possible. Cependant, fournissez toujours les informations initiales via un être humain vivant, pas par courrier électronique, par message vocal ou bulletin d'information pour les employés.
Ensuite, il est possible d'utiliser d'autres canaux de communication moins personnels pour les informations de suivi et les rapports d'avancement.
Commencez par positionner la situation de votre entreprise dans un contexte plus global. Expliquez comment les forces du marché, les changements économiques, la réduction de la demande des clients, la réduction des prix du fait de la concurrence, etc., affectent votre organisation. En d'autres termes, dites aux employés pourquoi ces actions sont nécessaires.
Les employés ont plus de facilité à recevoir des nouvelles négatives lorsqu'elles sont basées sur des faits dénués de toute émotion. Assurez-vous que votre ton est neutre lors de votre intervention.
Les employés doivent savoir ce que vous faites pour améliorer la situation. Ils sont probablement déjà conscients d’une grande partie des problèmes et ne veulent pas se contenter de mauvaises nouvelles. Ils ont besoin d'espérer en une amélioration de la situation et ils doivent comprendre comment vous allez faire pour cela.
Les employés savent instinctivement lorsque la direction essaie de cacher quelque chose et cela peut affecter la confiance qu’ils lui portent. Une gestion plus transparente consiste à communiquer sur la situation actuelle, les actions menées, les résultats escomptés à court, moyen et long terme. Si vous n'avez pas de réponse à une question, admettez-le. Mais promettez de répondre dès que les informations seront disponibles, et tenez votre promesse.
N’accusez pas les autres et ne vous mettez pas sur la défensive lorsque vous partagez les mauvaises nouvelles avec vos collaborateurs. Même si des événements extérieurs sont en jeu, la direction doit se montrer responsable de la situation chaque fois que cela s'avère approprié.
La direction doit montrer de l'empathie et de la compréhension par rapport aux défis que pose une situation difficile. Reconnaissez que les collaborateurs puissent se sentir en colère, frustrés et impuissants. La direction a l'occasion de montrer qu'elle se soucie d’eux et fait tout son possible pour améliorer la situation.
Après avoir annoncé des nouvelles négatives, la direction doit diffuser des mises à jour fréquentes au fur et à mesure que de nouvelles informations sont disponibles. Les employés doivent être informés afin qu'ils ne se sentent pas surpris et déstabilisés par d'éventuelles autres nouvelles négatives.
Après avoir diffusé des nouvelles négatives, il est important pour la direction de renforcer sa communication sur son niveau d'appréciation de chaque collaborateur.
Actuellement, dans beaucoup d’entreprises, il semble qu’il y ait une nécessité d’avoir l'air sur-occupé. Plus vous paraissez submergé, mieux vous êtes perçu. Mais faire trop de choses à la fois ne vous est-il pas néfaste ? Quel est votre véritable bénéfice ? Si vous êtes un sur-occupé chronique, un multitâches confirmé, qu’en retirez-vous ? Et, peut-être plus important, quelle est la qualité du travail que vous produisez ?
Posez-vous ces sept questions :
1 . Pensez-vous que vos projets sont plus importants que ceux de vos collègues ?
2 . Vous sentez-vous irrité lorsque les autres prennent trop de temps pour faire les choses ?
3 . Enchaînez-vous frénétiquement, de manière courante, vos activités ?
4 . Incitez-vous vos équipes à faire les choses plus vite ?
5 . Êtes-vous impatient quand vous devez écouter d'autres personnes ?
6 . Avez-vous souvent l'impression que vous ne pouvez pas faire tout ce que vous avez à faire ?
7 . La culture de votre entreprise récompense-t-elle le fait d’être occupé ?
Et maintenant, la question de bonus : de quand date la dernière fois que vous vous êtes concentré sur une seule tâche jusqu'à son achèvement complet ? Si vous ne vous souvenez pas, ou si vous savez que cela fait des semaines ou même des mois, prenez du temps, dès maintenant, pour prendre un tout petit peu de recul par rapport à votre travail. Mesurez la quantité par rapport à la qualité. Évaluez la qualité du travail produit en monotâche par rapport à celle du travail en multitâche.
Il y a eu de nombreuses études scientifiques sur la façon dont le cerveau humain fonctionne pour effectuer le multitâche. Certaines activités se prêtent au multitâche et d'autres pas. Pour être efficace, l'une des tâches doit être relativement routinières et ne pas mobiliser vos ressources intellectuelles. Écouter un livre audio en marchant sur un tapis roulant, par exemple, ou mâcher du chewing-gum tout en descendant un escalier (même si cette combinaison de tâches semble manifestement poser un problème à un certain Gerald Ford). Cependant, lorsque les tâches ont des composants similaires, l'efficacité disparaît (et oui ! Voilà l'explication de la chute...). Par exemple, vous ne pouvez pas faire du bon travail en répondant à un e-mail tout en parlant au téléphone, parce que ces deux activités impliquent la communication ; faire les deux à la fois génère un conflit dans votre esprit.
Si vous avez répondu « oui » à certaines des questions ci-dessus, vous savez probablement déjà que votre efficacité, la qualité de votre travail, ainsi que votre satisfaction et votre bien-être général, ne sont pas à leur niveau optimal. Comment faire pour passer à une mentalité plus monotâche ?
Mettez en œuvre ces trois idées et constatez le résultat.
Votre cerveau fonctionne mieux lorsque vous divisez votre travail en lots gérables. Regroupez des tâches similaires afin de travailler sur plusieurs tâches, mais une seule à la fois. Ne passez pas une journée entière à travailler sans arrêt sur une tâche. Passez un quart d’heure pour répondre aux courriels, puis passez à un travail important, comme un rapport ou une présentation.
Plus tard, revenez à une activité plus banale. Fractionner les tâches permet à votre cerveau de respirer, pour ainsi dire, et il vous récompensera avec un travail de qualité supérieure et plus de satisfaction dans vos réalisations.
Rayer les tâches de votre liste de choses à faire vous donne une impression de libération, n'est-ce pas ? Nous attaquons souvent les tâches les plus simples en premier, parce que nous pouvons les faire rapidement. Inversez cette tendance. Regardez votre liste et mettez en évidence les deux ou trois choses les plus importantes. Commencez par ces tâches importantes. Si vous le faites régulièrement, vous travaillerez toujours sur vos priorités. Et devinez quoi ? Certaines de ces toutes petites choses, au bas de votre liste, disparaîtront d'elles-mêmes.
Dire oui à toutes les invitations, occasions ou tâches peut donner l'impression d'être occupé et important. Mais apprendre à dire non à certaines sollicitations peut libérer votre esprit et votre temps et vous permettre de vous concentrer sur un travail de meilleure qualité et à forte valeur ajoutée.
Refusez les réunions sans intérêt — toutes ces réunions qui sont conçues plus pour que les gens aient l'air occupé plutôt qu’ils soient efficaces. Dites non aux petites irritations qui jalonnent votre temps de travail : le collègue qui s'arrête chaque matin avec son café à la main pour bavarder indéfiniment, ou ce « ping ! » agaçant qui vous avertit de chaque e-mail entrant.
Commencez aujourd'hui. Choisissez l'une de ces trois idées et mettez-la en œuvre dans votre vie professionnelle jusqu'à ce qu'elle devienne une habitude. Passez ensuite à l'idée suivante et faites de même. En fin de compte, vous allez vous autoriser plus de satisfactions au travail et beaucoup moins de stress.
Si je pouvais vous donner une façon d'augmenter votre créativité avec résultats garantis, seriez-vous intéressé ?
Si vous me répondez non, alors j’imagine que votre créativité se balade dans la stratosphère, donc dans votre cas, si je pouvais vous montrer une façon garantie d'être plus analytique, souhaiteriez-vous en savoir plus ?
Eh bien, c’est ce que je vous propose, alors lisez la suite.
Il est vraisemblable que vous vous voyiez vous-même soit comme plutôt artiste faisant travailler principalement votre cerveau droit, soit comme plutôt logique, privilégiant votre cerveau gauche. Le problème est, si c'est le cas, que vous avez tort, parce que vous n'êtes gouverné ni par votre cerveau droit, ni par votre cerveau gauche, vous l’êtes par les deux.
Je veux que vous pensiez à un moment où vous avez été dérangé alors que vous étiez en pleine action, un moment où ce que vous faisiez semblait ne nécessiter aucun effort de votre part.
En supposant que l’interruption a duré plus de quelques minutes, qu'est-ce qui s'est passé lorsque vous êtes retourné à votre tâche ?
Très vraisemblablement vous avez lutté pour retrouver la même dynamique et vous avez pu vous sentir frustré non seulement par la personne qui a causé la rupture de concentration, mais aussi par vous-même pour ne pas pouvoir vous reconnecter.
Seulement, ce n'était pas leur faute, ni même la vôtre.
Toutes les 90 à 110 minutes, votre cerveau change de côté. Par cela, je veux dire que l'activité électrique et métabolique dans un hémisphère augmente alors que l'autre côté diminue naturellement.
Malheureusement pour vous, pendant l’interruption, l’activité de votre cerveau a changé de côté et votre cerveau n'était plus intéressé à continuer de faire ce qu'il faisait précédemment. Il a donc opéré un changement d’hémisphère. Peu importe à quel point vous vous forcerez, vous ne retrouverez pas votre état de « flux » précédent.
Faites-moi une faveur, s'il vous plaît. Fermez la bouche et prenez une respiration profonde par le nez.
Avez-vous remarqué que votre respiration s’est écoulée, dans les cavités nasales, plus facilement d'un côté que l'autre ?
Sinon, faites-le à nouveau, seulement cette fois, pincez une narine puis respirez, et faites de même avec l'autre. D’un côté l’air s'écoule facilement et sans encombre, mais de l'autre c'est nettement plus laborieux.
Ce phénomène est dû à la constriction vasculaire et le côté où les vaisseaux sanguins sont plus resserrés permet à l'air de passer beaucoup plus facilement.
La constriction vasculaire est contrôlée par le système nerveux autonome qui est l'une des quelques parties du cerveau qui ne s’inverse pas. En d'autres termes, si votre narine droite a les vaisseaux sanguins resserré, alors il en va de même pour le côté droit de votre cerveau. Cela signifie que vous utilisez principalement l'hémisphère opposé de votre cerveau, celui dont les vaisseaux sanguins ne sont pas resserrés.
Cette information est assez intéressante en elle-même, je pense que vous en conviendrez, mais comment pouvons-nous passer de simplement intéressant à pratique, voire utile ?
La plupart d'entre nous ont des tâches et/ou des projets nécessitant différents ensembles de compétences. Lorsque j'écris un article de blog comme celui-ci, si je veux qu'il soit à peu près cohérent, je dois utiliser mon cerveau gauche, mais quand je dois inventer des sujets d’articles ou des façons pour rendre mes articles plus amusants, je vais plutôt essayer d’utiliser mon cerveau droit.
Que faire si, lorsque vous partez travailler le matin, en examinant vos tâches de la journée, vous réalisez qu’environ la moitié vont faire plutôt appel à votre cerveau gauche et l’autre moitié à votre cerveau droit ? En faisant l'exercice ci-dessus, vous saurez déjà que vous êtes en « mode cerveau droit », vous pourrez ainsi démarrer avec une tâche créative, en sachant qu'elle sera plus facile pour vous.
Vous pourrez ensuite alterner, tout au long de la journée, et conserver des performances optimales sans jamais avoir à vous forcer.
Si vous n'avez pas la possibilité d'alterner les tâches, vous pouvez même essayer de passer à un autre niveau. Si vous vous asseyez pour écrire un article pour votre site Web que vous voulez terminer dans l'heure et vous vous rendez compte que vous êtes en mode cerveau droit, vous pourrez peut-être convaincre votre cerveau de changer.
Il y a eu de nombreuses démonstrations dans des conditions de laboratoire où les gens ont pu changer d’hémisphère cérébral volontairement.
Ils y sont parvenus en adoptant une méthode pas forcément très scientifique, à savoir pincer une narine et forcer leur respiration à travers l'autre jusqu'à ce qu'elle s’écoule facilement. Elle ne peut se dégager sans constriction vasculaire, et la constriction vasculaire au niveau de votre narine ne peut se produire sans que la même chose ne se produise dans votre cerveau.
Maintenant, permettez-moi d'être clair, les recherches en la matière sont encore jeunes et le processus selon lequel cela fonctionne n’est pas encore très clair, ni même si cela fonctionne pour tout le monde, à chaque fois, mais est-ce important ? Je n'ai aucune idée de la façon dont fonctionne un micro-ondes, mais tant que cela réchauffe mes aliments ça me convient.
Essayez dès maintenant et faites-moi connaître vos résultats dans les commentaires.
Quand on est submergé par le quotidien, que les tâches s'enchaînent les unes après les autres, quels remèdes ? Comment sortir la tête de l'eau ?
Nous avons quasiment tous l’impression que chaque jour apporte plus de courriels, plus de données, plus d'informations à trier. Votre charge de travail augmente, mais vous ne pouvez pas ajouter plus d'heures aux 24 quotidiennes. Comment faire face ?
Utilisez les innovations pour réduire la surcharge de travail, rationaliser votre communication et augmenter votre productivité. Profitez de la technologie. Faites-la travailler pour vous au lieu de la laisser conduire votre vie.
Une étude de premier plan indique que les hommes et les femmes reçoivent en moyenne 121 courriels par jour. Et ce nombre continuera à croître. Créez un système pour éviter d'être submergé par ce déluge.
Définissez une plage de temps limitée pour passer en revue vos e-mails chaque jour. Trouvez un système de suppression, de sauvegarde et d'action sur ceux-ci, afin que ce système travaille à votre place.
Essayez de réduire le nombre d'emails que vous envoyez. Qui a vraiment besoin d'être en copie de vos emails ? Avez-vous vraiment besoin de "répondre à tous" ? Parfois, vous pouvez accomplir le travail correspondant à une douzaine de courriels en décrochant simplement votre téléphone et en parlant directement avec l'autre personne.
Au lieu de piles de papier sur votre bureau, essayez des piles de fichiers dans des programmes qui vous permettent de partager avec votre équipe. Utilisez Evernote pour garder sous contrôle vos réflexions, vos projets et votre recherche. Servez-vous de Dropbox pour les fichiers de groupe, pour qu’ils soient accessibles à tous les membres de l'équipe.
Le temps, c'est de l'argent. Au lieu de passer des heures et des jours dans les aéroports, voler ou conduire, utiliser la technologie pour raccourcir la distance. Skype ou Google Hangout permettent à 10 personnes de se voir et de converser. WebEx et GoToMeeting sont parfaits pour le partage d'écran. Ces techniques permettront d'utiliser plus efficacement votre temps.
Beaucoup de personnes conservent les informations de contact dans leur smartphone, ce qui rend les données prêtes à l’usage. Une autre option est Jibber Jobber. Vous y enregistrez plus que des numéros de téléphone et d'autres informations sur vos contacts. Vous pouvez conserver des notes sur votre déjeuner d’affaires, vous connecter à vos relations et prendre contact avec d'autres personnes ou entreprises.
Utilisez la technologie pour vous aider à faire une pause et à vous débrancher. Recherchez des applications de contrôle parental pour limiter le temps passé sur votre téléphone. Bien sûr, vous aurez le mot de passe pour vous permettre de mettre fin au temps de coupure. Mais cela peut vous aider à voir combien de temps vous passez au téléphone et vous garantit un certain temps de déconnexion.
Break Time (Mac) ou Workrave (Windows) peut vous aider à prendre des pauses et à gérer votre planning sur votre ordinateur.
Envisagez également de désactiver les courriels, Twitter, Facebook et autres notifications. Les « dings » constants détournent votre attention de votre travail. Lorsque vous avez des périodes déconnectées des technologies, vous permettez à votre cerveau de réfléchir plus profondément et de trouver de meilleures solutions.
La technologie simplifie notre vie de plusieurs façons : nous numérisons et déposons des documents numériquement, nous recherchons plus facilement avec la recherche de Google, et nos smartphones, avec leur multitude d'applications, peuvent faciliter et accélérer le travail. Plutôt que d'avoir une technologie qui empiète sur nos vies, choisissons-en les meilleures parties pour rationaliser nos communications. Ensuite, libérez votre temps pour le consacrer à votre travail le plus productif.
A la base, la gestion du capital humain c’est considérer les personnes qui travaillent dans une entreprise comme une ressource précieuse qui doit être correctement gérée. Comme les biens physiques ou les finances, les employés d'une entreprise sont essentiels à son succès.
Plutôt que de voir les gens comme des individus aléatoires, la gestion du capital humain les considère comme une ressource collective qui doit être analysée, quantifiée, organisée et mesurée pour assurer la réussite de l'entreprise.
Voici neuf domaines à explorer pour faire de la gestion du capital humain un soutien pour l'entreprise et ses collaborateurs.
La gestion du capital humain commence par le processus de recrutement. Les entreprises doivent avoir une compréhension claire des besoins de main-d'œuvre afin d'embaucher des personnes qui vont occuper un poste. Elles doivent être conscientes de la crise actuelle du capital humain et du manque de travailleurs qualifiés dans de nombreuses catégories d’emploi. Des mesures doivent être prises pour contourner les pénuries dans de nombreux domaines. Et une fois que vous les avez recrutés, assurez-vous que vous disposez de tactiques de fidélisation des employés qui permettront de les garder.
C'est ce que la plupart des gens considèrent comme le cœur de la gestion du capital humain. C’est faire le suivi de qui est dans quelle position. Où sont les postes vacants qui doivent être comblés ? Les collaborateurs sont-ils heureux et accomplis dans leur travail ? Quels sont leurs doléances et comment sont-elles traitées ? Il s'agit, en fait, du travail quotidien du département des ressources humaines.
Quand les entreprises évaluent l'efficacité globale de leur entreprise, elles doivent auditer leur organisation. Les employés rapportent-ils à plusieurs patrons ? Existe-t-il des redondances du fait desquelles deux ou plusieurs équipes font la même chose ? Cette redondance est-elle nécessaire pour un bon contrôle, ou l'entreprise serait-elle plus efficace sans elle ? Les meilleures pratiques de management viennent lorsque l'organisation est rationalisée et efficace.
L'argent est l'huile dans les engrenages. Des versements réguliers et une rémunération adaptée au travail accompli contribuent à une bonne gestion des talents. Une grande importance est à consacrer à l'embauche de talents et à accorder des salaires compétitifs. Des salaires trop importants réduisent la rentabilité de l’entreprise. Des salaires trop bas font que les gens s’en vont pour des emplois mieux rémunérés et, encore une fois, le coût des nouvelles embauches réduit la rentabilité.
Avec les employés rémunérés sur une base horaire, il est essentiel d'avoir une comptabilité précise des heures de travail. Les ressources humaines doivent créer un système global et efficace de suivi des heures travaillées. Les horloges, les cartes perforées, les dispositifs de suivi en ligne permettent une atmosphère sereine pour tout le monde et aux entreprises d’être précises dans leurs paiements.
Le fait que les différents services de l’entreprise recueillent et formalisent les données relatives à leur population est inutile si ces données ne sont pas analysées. C’est l'analyse des données qui va générer des opportunités de rationaliser, d'améliorer et de mieux gérer les employés.
Les avantages sont essentiels à la satisfaction des employés. Les ressources humaines contrôlent et gèrent l’octroi des prestations. Elles sont utilisées, en plus des salaires, pour conserver les meilleurs talents. La façon dont les employés comprennent les avantages qu’ils reçoivent et l’accès qu’ils leur y est donné fait également partie de cette gestion.
Les ressources humaines doivent comprendre les compétences de leurs employés et optimiser leur utilisation. Cela profite directement à l'entreprise en lui permettant de satisfaire ses meilleurs talents et d'éviter de les perdre, au bénéfice de la concurrence. Cela contribue notoirement à la satisfaction des collaborateurs de savoir que leurs compétences essentielles sont évaluées.
Pour pérenniser harmonieusement l’activité d'une entreprise, vous ne pouvez pas vous permettre d’avoir des vides dans votre équipe de direction. Les entreprises avisées examinent les transitions potentielles et travaillent ensuite pour s’assurer qu'une personne qualifiée est prête à entrer dans le poste lorsque celui-ci devient vacant. C'est un processus permanent qui vise à préparer les collaborateurs à une mobilité interne maîtrisée.
La main-d'œuvre d'une entreprise est aussi essentielle à son succès que sa solidité financière ou ses installations. De plus en plus d'entreprises gèrent leurs ressources humaines avec anticipation, suivi et soins. Rester au courant des dernières évolutions en matière de gestion du capital humain aidera à pérenniser sereinement l'activité de l’entreprise, pas seulement dans les neuf domaines que je viens d’aborder, mais dans l'ensemble de l'organisation.
Parvenir à avoir une équipe plus forte est un soucis permanent pour tout dirigeant.
Dans les affaires, l'objectif principal est souvent la dernière ligne du compte de résultat, et des paramètres comme les relations humaines sont souvent largement négligées. Les relations humaines restent toutefois importantes dans les affaires, que vous parliez de relations avec vos clients, avec les membres de votre équipe ou même avec vous-même. En mettant des stratégies en place pour améliorer la cohésion de l'équipe et les relations intra-personnelles au travail, vous apprécierez non seulement un environnement de travail plus agréable et plus sain, mais vous pourriez également constater un impact positif sur le résultat final. Je vous propose ici six stratégies pour vous aider à renforcer les relations entre équipes et les relations intra-personnelles entre vos collaborateurs.
Essayez-vous de construire un environnement global où chacun se sente comme faisant partie d'une grande équipe, travaillant de concert vers un objectif commun, ou tentez-vous d'établir un groupe plus restreint destiné à travailler sur un projet spécifique ?
Quoi qu'il en soit, faire savoir à vos collaborateurs que vous évaluez continuellement vos objectifs leur permet de voir s’ils s'intègrent à la démarche générale et ce qu’ils peuvent attendre de leur avenir. Lorsque les personnes savent vers quoi elles se dirigent, elles y parviendront avec moins de maux de tête et de problèmes, tant pour elles-mêmes que pour vous.
Encouragez vos collaborateurs à approfondir leurs connaissances sur les compétences en leadership. Initiez des discussions libres sur ce le sujet. Si vous identifiez quelqu'un qui a un problème sur lequel vous pouvez l’aider, parlez-en avec lui. En partageant votre expertise, vous économiserez non seulement le temps et les problèmes de recherche de solution, mais aussi augmenterez le respect et la confiance de vos équipes. Du coup, l’équipe entière s’en trouvera renforcée. A contrario, acceptez de demander des conseils, soyez prêt à écouter leurs idées et à les mettre en œuvre dans vos propres démarches.
Cela fera beaucoup de bien à chacun d'entendre que vous le valorisez derrière son dos. Trop souvent, c’est l’inverse qui se produit et on profite de l’absence d’une personne pour lui casser du sucre sur le dos. Inversez cela pour montrer aux membres de votre équipe que vous êtes vraiment de leur côté et que vous soutenez leurs efforts.
Encouragez les employés et les membres de l'équipe à former des équipes plus petites destinées à s’occuper d’un projet, d’une tâche ou d’un objectif spécifique. Travailler ensemble sur un projet est une excellente façon pour les gens de mieux se connaître.
C'est une excellente façon de faire se développer une conversation. Lorsque vous posez des questions, la personne à laquelle vous parlez sent que vous êtes vraiment intéressé par ce qu’elle a à dire, et ça rend votre relation plus forte.
Les amis passent du temps ensemble en dehors du travail. Que ce soit le golf, la pétanque ou la participation à un projet caritatif ensemble, les activités en dehors du travail contribuent à cimenter votre amitié et à la renforcer. Passer du temps avec les autres leur montre qu'ils sont importants pour vous.
Construire de solides relations intra-personnelles au sein de votre équipe créé un environnement de travail plus propice à travailler ensemble et à faire avancer les choses. Cela augmente la productivité, améliore les résultats financiers de l'entreprise et valorise votre équipe, et chacun de ses membres, auprès de la Direction.
Comment se concentrer sur les moyens efficaces de communiquer vos valeurs et votre dimension de leader ? Comment développer une communication claire ?
Si vous vous êtes déjà demandé pourquoi vous ne recevez pas la reconnaissance que vous méritez pour votre travail et ce que vous apportez à votre entreprise, lisez ce post.
Une mauvaise communication, qu'il s'agisse de clients, de médias ou d'actionnaires, en plus d’être un problème courant, peut être l'un des problèmes les plus coûteux pour une organisation.
C'est une leçon que les dirigeants d'Exxon ont appris à leurs dépens en mars 1989, lorsqu'un de leurs pétroliers, pilotés par un capitaine ivre, a renversé 35 000 tonnes de pétrole brut dans les eaux d'Alaska. Exxon a connu le « défaut de communication » ultime, et nous en parlons encore plus de 20 ans plus tard.
Des recherches récentes ont suggéré que la communication écrite et verbale est impliquée dans 90% de toutes les transactions commerciales. Qu'il s'agisse d’une discussion anodine ou de conclure la plus grosse opération de votre carrière, l'art de communiquer clairement et efficacement est un domaine d'expertise qui ne devrait pas être pris à la légère ou, pire encore, négligé.
À son niveau le plus fondamental, une communication efficace est l'échange de pensées, d'informations, d'idées et de messages entre personnes ou groupes. Mais ce n'est de la communication que si la transmission d’informations est comprise et assimilée par l’interlocuteur.
Peu importe à quel public vous avez affaire, l'art de la communication peut être une tâche compliquée. Voici sept étapes pour une communication claire et efficace en cas de difficultés.
Soyez clair et précis sur les idées que vous essayez d'exprimer ou le message que vous essayez de transmettre. Que voulez-vous que votre auditoire comprenne en priorité ?
Essayez d'entendre et de comprendre de quelle position viennent les autres. Qu'est-ce qu'ils essaient de dire ? Quels messages essaient-ils de vous transmettre ? Demandez-vous, « Est-ce que je les comprends vraiment ? » Portez une attention particulière non seulement à ce qu'ils disent, mais également à ce qu’ils ne disent pas.
Demandez-vous toujours : « ce que je dis est-il logique ? Les commentaires que je reçois ont-ils un sens ? Dans quelle direction tentent-ils d’aller ? Est-il logique d'avoir cette attente ? ». Lorsque les deux participants à la conversation sont vraiment en mesure de dire qu'ils se comprennent ou que « cela a du sens », une communication claire et efficace a été réalisée.
Rappelez-vous, en tant que communicant principal, que vous êtes responsable à 100% de la compréhension de la communication par la partie adverse.
En d'autres termes, si vous n’êtes pas certain d’avoir été compris, vous n'avez pas terminé le travail de communication. Vous devez re-communiquer pour vous assurer que vous avez bien été entendu.
Avez-vous vraiment entendu ce que les autres ont dit ? Pour vraiment écouter, il faut y consacrer toute votre attention et pouvoir donner une réponse exacte et précise à ce qui vous a été dit.
Un moyen efficace de s'assurer que les autres comprennent exactement ce que vous voulez communiquer est de leur demander de répéter. Cela vous permettra non seulement de savoir si vous avez été écouté, mais également de connaître l’interprétation de vos propos par vos interlocuteurs. Afin de garantir les résultats ou la réaction que vous voulez, vous devez vous assurer que votre public puisse vous donner un retour clair de ce qui est requis de sa part.
7. Respectez votre public autant que vous vous respectez vous-même
Pour être un communicant clair et efficace, vous devez d'abord reconnaître que votre message ne concerne pas seulement vous-mêmes ou ce que vous voulez. Le propos est : « quel est le contenu du message pour l’auditoire ». Vous devez croire en votre message et vous préoccuper sincèrement des besoins et des perspectives de ceux à qui vous vous adressez, si vous voulez vraiment être entendu. Après tout, ils ont pris le temps et fait l’effort d'entendre ce que vous avez à dire. De ce fait, il est tout aussi important de reconnaître et de respecter que nous avons tous des perspectives différentes en fonction de nos positions, de nos motivations et de nos besoins.
D’importants bénéfices par une communication claire et efficace ne sont pas difficiles à obtenir aussi longtemps que vous gardez votre message assez simple pour être compris, assez intéressant pour être retenu et, surtout, assez respectueux des autres pour être respecté.
Pas d'augmentation + pas de promotion = pas de motivation
Si la culture des années passées a souvent été, pour les salariés, la quête aux promotions, l’état de l’économie actuelle et ses répercussions sur la croissance des entreprises rend cette démarche plus aléatoire car les augmentations et les promotions se raréfient.
Bien que beaucoup se disent : « Je devrais être reconnaissant d’avoir un travail et une paye », ce n'est pas la façon dont ils se sentent au fond d’eux-mêmes. Le fait est qu'ils se sentent coupables de s’inquiéter des augmentations et des promotions alors que d'autres sont carrément au chômage.
Cette situation peut être vécue difficilement, en particulier pour les personnes qui ont voulu (et mérité) une promotion et se rendent compte qu’il va falloir attendre encore un moment pour l’obtenir. Le sentiment que cela ne se produira jamais les mène au découragement et à perdre espoir.
Le défi pour mes clients (et certainement pour beaucoup d'entre vous) est de savoir comment rester motivé au travail lorsque vous avez moins d'incitations. Voici six stratégies qui peuvent vous y aider :
Même si vous pouvez penser que vous ne maîtrisez rien et que ce sont les circonstances qui vous contrôlent, il y a beaucoup de choses dans votre travail que vous pouvez « posséder » et vous feront vous sentir bien. Faites une liste de ces tâches et définissez des objectifs pour chacune d’entre elles. Ensuite, lorsque vous atteignez les objectifs, trouvez des moyens de célébrer le résultat et de vous récompenser vous-même.
Oubliez les augmentations de salaire et les promotions pour les six prochains mois (ou jusqu'à ce que l'économie s'améliore). Au lieu de cela, identifiez trois ou quatre nouveaux objectifs personnels que vous pouvez atteindre. Envisagez des possibilités de formation ou de développer des compétences qui vous rendront plus performant et donc plus « commercialisable ».
Recherchez une tâche qui peut vous aider à sortir de la routine quotidienne. Considérez même des projets totalement en dehors de votre domaine d'expertise, mais qui pourraient compléter votre expérience et vous ajouter de la valeur. Ceux-ci peuvent vous dynamiser et vous motiver. Une fois terminés avec succès, ils pourront être ajoutés à votre CV.
Faites une liste de cinq ou six choses que vous trouvez agréables dans votre travail actuel ou un travail que vous avez occupé par le passé. Pensez à des choses qui génèrent chez vous une certaine énergie : faire du mentorat d'un junior, faire des présentations, organiser un événement spécial, représenter votre groupe dans des comités, etc. Ensuite, efforcez-vous d'ajouter plus de ces sujets dans votre routine quotidienne.
Alors que d'autres personnes jouent la carte de la victimisation, considérez cette période comme une opportunité pour être plus visible, pour vous construire une réputation d’équipier fidèle et performant. C'est seulement une question de temps avant que les promotions et les augmentations ne reviennent et, à ce moment-là, votre nom apparaîtra tout en haut de la liste.
Alors que votre vie professionnelle peut sembler à l'arrêt, ne laissez pas ce sentiment envahir votre vie personnelle. C'est un excellent moment pour rétablir votre équilibre de vie. Entraînez-vous et emmenez votre famille ou vos amis faire une excursion en plein air. Peut-être vous rendrez-vous compte que les augmentations et les promotions ne sont pas aussi importantes que vous le pensiez.
Récemment, deux clients sont venus me parler de leur carrière. De manière prévisible, les deux travaillaient dans des entreprises en réduction d’effectifs.
Le premier client avait entendu des rumeurs selon lesquelles il pourrait y avoir une autre série de licenciements dans les prochaines quatre à six semaines. Il voulait des conseils sur la façon d'éviter d'en être victime. Il recherchait essentiellement des stratégies de survie.
Le deuxième client (une femme cette fois-ci) était confronté à une situation similaire. Il y avait tout autant d'incertitudes dans son entreprise, mais elle avait une mentalité complètement différente. La question qu’elle m’a posée était en substance : « Comment puis-je profiter de la réduction des effectifs pour faire progresser ma carrière ? »
Si votre entreprise est en réduction d’effectif, je vous encourage à vous poser la même question. Les périodes de turbulences créent des opportunités. Les problèmes à résoudre sont plus nombreux, tout comme les risques à prendre et les défis à relever. C'est un terrain fertile pour un futur leader.
Comme dit le sage : « Le caractère ne se forge pas dans la crise, il s’y révèle. » Et si vous avez du mal à rester motivé pendant ces temps difficiles, les conseils ci-dessus vous y aideront et vous fourniront le carburant pour poursuivre l’aventure.
Même s'il existe de nombreux articles sur la communication de leadership, celui-ci propose sept conseils sur la façon d'améliorer sa communication en période de crise.
On dit que n'importe quel marin peut naviguer en eaux calmes. Mais c'est quand les vagues se forment, que la mer se déchaîne, lorsque le bateau est en péril, que les compétences d'un capitaine se révèlent réellement. Il en va de même pour les chefs d'entreprise.
Plus les difficultés économiques durent, plus il faut que les dirigeants soient impliqués et trouvent de nouveaux et meilleurs moyens de communiquer avec leurs employés. Lorsqu'ils évoluent dans leurs entreprises en période économique difficile, les dirigeants intelligents accordent une priorité à la communication avec leurs clients, leurs employés et leurs actionnaires.
La communication avec les employés est une voie à double sens. Ne vous contentez pas de parler, posez des questions et écoutez les réponses. Commencez par un sondage sur la fidélité des employés. Découvrez qui pense partir et pourquoi. Découvrez qui veut rester et ce qui les motivera à le faire.
Être proactif non seulement gagnera la confiance de ce public-clé, mais ce sera aussi payant sur les résultats financiers.
Une étude récente a révélé que les entreprises qui ont communiqué efficacement au cours des cinq dernières années ont connu une rentabilité globale 47% plus élevée que les entreprises qui ne l'ont pas fait.
C'est un retour sur investissement plutôt satisfaisant, surtout compte tenu du fait qu'il ne coûte presque rien de pratiquer une communication ouverte, honnête et en temps opportun. Alors, quelles sont les façons de communiquer efficacement en temps de crise ?
Donnez un rapport de situation honnête sur la santé globale de l'organisation. Décrivez les principaux problèmes ou défis.
La plupart des employés veulent connaître les raisons pour lesquelles la direction prend une décision ; ainsi, mieux les collaborateurs seront informés et moins inquiets ils seront.
Vous souhaitez que votre équipe soit informée. Vous voulez que vos collaborateurs se sentent à l'aise pour venir à vous pendant cette période, il est donc important pour vous d'encourager la communication sur la crise et la façon dont elle les affecte.
Vos collaborateurs ont besoin de voir votre implication, que vous appréciez leur travail et que vous compreniez leurs préoccupations. Plus ils se sentent appréciés, plus ils sont impliqués dans leur travail. Appréciez les personnes individuellement pour vous en assurer la meilleure version.
Discutez de la raison pour laquelle cette année devrait être meilleure que l'année dernière, même si elle peut encore être une année difficile pour l'entreprise. Bien que le redressement puisse être lent, des progrès sont réalisés et le processus de rétablissement avance. Ça, c'est une bonne nouvelle !
En tant que leader, votre attention devrait être centrée sur la communication en face à face. Sortez de votre bureau. Faites de la connexion humaine, regardez les employés dans les yeux et répondez à leurs questions.
Le jour où les collaborateurs cessent de vous parler de leurs problèmes, c'est le jour où vous avez cessé de les diriger. Ils ont soit perdu la confiance dans le fait que vous pouvez les aider, soit estimé que cela ne vous intéresse pas. Dans l'un et l'autre cas, c’est un échec de leadership.
Si vous consultez des articles sur la communication de leadership, vous pourrez obtenir des informations précieuses sur la façon de communiquer en temps de crise. Pour un conseil personnalisé vous pouvez vous adjoindre les services d’un cabinet spécialisé en matière de communication. Le jeu en vaut la chandelle.
L'idée d'accroître votre productivité et votre efficacité véhicule souvent l’image de quelqu'un chronométrant chaque activité d’un œil inquisiteur. Henry Ford a commencé par utiliser les talents d'un expert en efficacité pour construire des voitures plus rapidement et pour moins cher. Ce qui en a résulté fut la ligne d'assemblage où le même mouvement est répété à l’infini pour éliminer tout gaspillage de temps.
Vous n’êtes toutefois pas obligé de travailler sur une chaîne de montage pour profiter des conseils en productivité. En prenant un peu de temps pour planifier et préparer, vous pourrez trouver des heures supplémentaires dans votre journée pour achever votre travail et, en plus, vous amuser.
Victor Hugo a dit : « Celui qui, chaque matin, planifie les transactions de la journée et fait suite à ce plan, porte un fil qui le guidera à travers un labyrinthe d'une vie plus occupée ».
Vous trouverez ci-dessous des méthodes pour utiliser votre temps de la manière la plus productive possible :
Planifiez votre travail et travaillez votre plan. Consacrez 10 à 15 minutes de planification au début ou à la fin de votre journée pour créer la liste des tâches à faire sur les 24 prochaines heures et vous aurez bien en tête vos tâches importantes avant de commencer la journée. Cette planification anticipée peut permettre d’économiser plus d'une heure par jour.
Étape action : prenez un moment maintenant et décidez de l'heure du jour qui vous convient le mieux pour cette période de planification. Qu'il s'agisse de 6h00 du matin ou de minuit, prévoyez une heure maintenant.
Soyez productif avec votre temps. Rappelez-vous, nous avons tous exactement le même nombre d'heures par jour que celles qui ont été données à Helen Keller, Michel-Ange, Mère Teresa, De Vinci et Einstein.
Étape action : vous pouvez utiliser le temps d'attente des rendez-vous ou d'attente en ligne pour rattraper du retard dans vos lectures et utiliser les outils d'aujourd'hui pour augmenter considérablement la productivité. Regardez les activités qui remplissent votre journée et déterminez les façons dont elles pourraient être soit réalisées de manière plus efficace, soit éliminées. En réduisant de quelques minutes plusieurs tâches tout au long de la journée, vous pourrez libérer une plus grande plage horaire. Pensez à deux façons de gagner du temps dans votre programme quotidien.
Certains d'entre nous sont des lève-tôt, d'autres sont des noctambules. Si vous avez besoin de temps pour vous réveiller et commencer vraiment votre journée, ce n’est pas la peine de prévoir un travail primordial dès l’aube. Posez-vous la question : « Que dois-je faire aujourd'hui pour me sentir satisfait ? » Et « Quand suis-je le plus productif ? » Concentrez-vous davantage sur ce qui est important et moins sur la rapidité avec laquelle vous allez travailler. Passez 20% de votre journée sur les tâches les plus importantes et vous obtiendrez 80% de vos résultats.
Étape action : Choisissez un objectif quotidien que vous voulez atteindre et décidez à quelle heure du jour vous avez le plus d'énergie ou de créativité pour faire le travail. Dédiez ce temps à la réalisation de votre objectif.
Inscrivez un exemple de but ici pour vous aider à démarrer :
Notez les tâches importantes et définissez-les par ordre de priorité. Concentrez-vous sur les trois projets les plus importants. Quelles sont les tâches les plus importantes ?
• Si je ne pouvais réaliser qu’une seule tâche aujourd'hui, laquelle je choisirais ?
• Cette activité est-elle la meilleure utilisation de mon temps, de mes connaissances, de ma créativité et de mon expérience ?
Concentrez-vous sur l'activité la plus importante jusqu'à ce qu'elle soit terminée. Après avoir terminé cette tâche, vérifiez vos priorités et abordez la prochaine étape la plus importante. Ce processus conduit à un plus grand sentiment d'accomplissement à la fin de la journée. Organisez-vous des rendez-vous avec vous-même pour travailler sur les projets que vous considérez comme les plus importants.
Étape action : pensez à ces tâches que vous souhaitez accomplir et écrivez les trois premières ici par ordre d'importance :
Quelle que soit l’importance que vous accordez à votre projet à long terme, il est primordial de commencer. L'hésitation, la peur et le doute de soi s'effacent dans l'action. Par exemple, si vous souhaitez écrire un livre, écrivez un mot sur un morceau de papier. Développez ce mot dans une phrase, puis un paragraphe, et avant longtemps, vous aurez écrit le chapitre entier.
Quelles mesures pouvez-vous prendre maintenant ? N’attendez pas ; faites-le !
Étape action : listez une première étape dans laquelle vous pouvez vous engager pour la tâche numéro un que vous avez énumérée ci-dessus. Engagez-vous à prendre des mesures pour cette première étape aujourd'hui.
Apprenez à dire non aux activités qui peuvent sembler urgentes, mais vont vous distraire de la réalisation de vos projets importants. Si vous dépensez la majeure partie de votre énergie pour éteindre les feux, vous ne trouverez jamais le temps nécessaire aux activités importantes de votre vie.
Étape action : lorsque quelqu'un vous demande de faire quelque chose qui n'a pas spécifiquement besoin de votre intervention personnelle, mémorisez cette phrase et dites-le avec un sourire : « Oh, je suis désolé. Je crains de ne pas avoir le temps de m'occuper de ça comme ça le mériterait. Mais, merci d’avoir pensé à moi ».
Beaucoup de projets à long terme ne sont jamais mis en route parce que l'ensemble de l'entreprise semble gigantesque. Nous pensons au projet global et il nous submerge. Faites de petites étapes que vous savez pouvoir accomplir. Plus vos attentes sont réalistes, mieux c'est. Lorsque vous aurez pris de l'élan, vous pourrez laisser l'énergie et l'excitation du projet prendre le dessus, et vous serez complètement impliqué.
Étape action : regardez la tâche numéro un que vous avez choisie et la première étape que vous avez énumérée ci-dessus. Divisez cette tâche dans ses composants les plus petits possibles et travaillez sur le premier.
Dimanche soir, planifiez vos projets de la semaine. Pendant la semaine, passez du temps chaque jour en vous concentrant sur les projets prioritaires, et vous serez agréablement surpris par vos résultats. Intégrez les objectifs à long terme dans votre liste de tâches quotidiennes, et vous réaliserez vos projets les plus importants.
Étape action : choisissez un endroit tranquille et planifiez vos activités dans un agenda pour la semaine à venir.
Prévoyez un horaire pendant votre journée pour travailler uniquement sur des activités non urgentes (par exemple, téléphone, courrier électronique, paiement de factures).
Étape action : Essayez de sélectionner une période de 30 minutes dans votre journée où vous n’aurez pas de tâche importante qui monopolise votre esprit. Le meilleur moment peut être après une pause ou un repas car vous pourrez revenir à cette occupation l’esprit aéré.
Au fur et à mesure que les activités et les informations vous arrivent, traitez-les au fil de l’eau, au lieu de les mettre sur votre liste de tâches à faire plus tard.
Étape action : Votre objectif devrait être de « s’en occuper une fois » et ensuite avoir terminé avec ça. Cela augmente votre productivité et augmente également votre perception de la réalisation en voyant toutes les tâches que vous avez accomplies.
Dans la mesure où vous planifiez chaque jour, prenez en considération l'activité la plus appropriée pour cette journée. Les vendredis peuvent être vos jours de création et de planification, tandis que les lundis peuvent être dédiés à l’organisation.
Étape action : regardez les activités que contiennent vos journées et essayez de les regrouper par type d’action. Par exemple, en organisant toutes vos courses un jour et vos activités créatives un autre jour, vous pourrez augmenter la productivité et l'efficacité sur tous les fronts. Énumérez les activités qui occupent la majeure partie de votre journée et voyez si vous pouvez regrouper plusieurs tâches similaires dans un jour ou une période spécifique.
Autorisez-vous deux sessions distinctes par jour pour vérifier et répondre aux messages de messagerie vocale et aux messages électroniques. Au cours de ces sessions, vous ne ferez que cette activité et rien d'autre. Triez vos appels téléphoniques et vos e-mails par priorité : faible et élevée. Pendant le reste de la journée, vous limiterez l'utilisation de votre téléphone et votre courrier électronique afin de ne vous concentrer que sur le projet en cours.
Étape action : décidez du délai qui vous convient le mieux. Peut-être la première chose du matin et juste après le déjeuner, ou juste avant le déjeuner et juste avant la fin de la journée de travail. Notez les moments que vous estimez fonctionner le mieux pour vous.
Lorsque votre niveau d'énergie diminue ou que vous devenez trop réactif aux autres, prenez le temps de vous ressourcer en prenant une pause.
Étape action : une pause consiste à s'éloigner physiquement de la zone de travail et de prendre de l'air frais, d'écouter de la musique relaxante, ou parler avec un ami. Trouvez quelque chose qui vous aide à vous ressourcer. Énumérez certaines activités qui vous ressourcent.
Passez en revue votre liste de tâches pour examiner ce que vous avez accompli, ce que vous auriez pu faire plus efficacement et ce que vous devrez faire demain.
Étape action : regardez votre agenda et vérifiez les tâches que vous avez terminées. Cela vous donnera un sentiment d'accomplissement et vous aidera à déterminer les tâches qui nécessitent plus de temps que prévu initialement.