Avez-vous remarqué que votre journée semble se vaporiser et que vous vous demandez ce qu’il est advenu de vos meilleures intentions ?

Vous êtes prêt à quitter votre bureau, et pourtant vous avez à peine entamé votre liste de choses à faire. Par conséquent, vous allez devoir essayer de justifier une heure de travail supplémentaire une fois rentré à la maison, ou sinon vous lever à une heure ridicule demain pour compenser.

Non seulement ce modèle est insoutenable, mais il est mystérieux. Vous essayez de ne pas continuer comme ça, mais quoi que vous fassiez, ça continue.

Alors … quelle en est la cause ?

À la racine il y a probablement la répétition de modèles et de comportements.

Il y a aussi un autre problème contre lequel les dirigeants se battent plus que jamais : ce sont les distractions.

Comme l’ont montré les recherches, les personnes qui travaillent sont interrompues toutes les 11 minutes pendant leur journée et il faut 25 minutes pour se reconcentrer après chaque interruption. Même si les maths restent un peu aléatoires en la matière, vous comprenez quand même le sujet. C’est pour ça qu’il peut sembler quasi impossible de finaliser une tâche.

Voici 7 choses stupides qui interrompent votre journée sans que cela ne soit justifié le moins du monde.

Débarrassez-vous de ces distractions aujourd’hui et votre demain sera meilleur.

 

1 . Les notifications d’applications

Chaque application entame sa relation avec vous en vous demandant « Autoriser les notifications ? »

Votre réponse automatique en tant que dirigeant devrait être « non » à chaque fois (sauf dans un cas…  je vous dis ci-dessous quelle exception je pense que vous devriez faire).

Vous n’avez pas vraiment besoin d’être informé à chaque fois que quelqu’un vous envoie un email. De même, il est inutile d’être averti chaque fois que quelqu’un fait un commentaire sur votre Instagram.

Pourquoi ? Eh bien, pensez aux notifications comme quelqu’un vous tapotant sur l’épaule. Si quelqu’un vous tapotait sur l’épaule entre 30 et 300 fois par jour tous les jours, soit vous lui casseriez la figure, soit vous feriez tout pour obtenir une ordonnance de protection.

Chaque fois que votre téléphone vibre, c’est ce qui se passe.

Et ne pensez pas que les gens avec qui vous êtes en conversation ne sont pas dérangés par votre téléphone et votre besoin incessant de vérifier votre écran. Il est difficile de respecter ou de suivre quelqu’un de distrait, et c’est préjudiciable s’il s’agit d’un supérieur hiérarchique.

Être occupé n’est plus un signe de respect. C’est un signe que vous ne gérez pas bien votre temps ou vos priorités.

Les notifications instantanées concernant vos messages ne sont pas si importantes.

En fait, je ne suis pas vraiment important, et, avec tout le respect que je vous dois et vous porte, vous non plus.

 

2 . Les SMS

Vous pensez probablement : « je suis d’accord avec le fait de ne pas recevoir de notifications sur Instagram, mais allez, les SMS ? Il faut les manquer aussi ? »

Voici ce que j’ai fait avec mes messages texte :  j’autorise les notifications pour les SMS, mais je garde mon téléphone en mode silencieux, ce qui signifie que je ne les perçois ni ne les entends.

Quand je fais une pause, je sors mon téléphone et je vérifie rapidement. De cette façon, ils ne m’interrompent pas.

Mais je sais, vous commencez à argumenter : « Je ne peux pas manquer des messages texte… Qu’en est-il de ma femme et de mes enfants ? Qu’en est-il de mes projets super importants ? »

D’abord, rappelez-vous quand vous étiez enfant ? Vos parents n’avaient aucune idée d’où vous étiez, et pourtant vous avez survécu. Vos enfants feront de même.

Idem avec le travail. Les gens avaient l’habitude de faire leur travail au bureau. Vous vous souvenez de ce temps-là ? Maintenant, vous avez toutes les peines du monde à finaliser vos tâches sur votre lieu de travail, et être constamment interrompu en est l’une des raisons.

Ce qui s’est passé, c’est que vous avez confondu importance et urgence. Les SMS peuvent être importants, mais ils ne sont certainement pas d’une urgence qui nécessite que vous regardiez votre téléphone plus d’une fois toutes les heures.

Vous me direz : « mais attendez, qu’est-ce qui se passe si c’est une véritable urgence ? »

Eh bien, si vous êtes en attente d’un nouveau rein et que le médecin vous envoie un SMS vous disant que vous devez venir à l’hôpital dans la seconde sans quoi vous allez perdre l’organe, bien sûr… gardez votre téléphone et ses notifications allumés.

Mais je suis sûr que ce n’est pas ce qui a ruiné votre journée de mardi dernier. En fait, vous ne vous rappelez même pas de quoi parlaient les SMS qui vous ont ruinés la journée de mardi dernier, n’est-ce pas ?…

C’est pourquoi vous devriez ignorer ce qui se passe sur votre téléphone jusqu’à ce que vous soyez disposé à prendre une pause.

La planète continuera à tourner. Je vous le promets.

Et vous aurez pu effectuer plus de travail.

Les SMS peuvent être importants, mais ils ne sont pas aussi urgents que vous le pensez.

 

3 . La curiosité oisive

L’une des difficultés à travailler dans un environnement connecté, c’est que le monde est littéralement au bout de vos doigts.

Les distractions sont distantes d’un simple clic. Il faut une énorme autodiscipline pour ne pas plonger dans le labyrinthe d’Internet ou des médias sociaux à la recherche de choses qui n’ont aucune importance dans votre profession, comme la surface du soleil ou qui a inventé le rasoir.

La curiosité est une grande et belle chose, mais la curiosité oiseuse et improductive… pas tellement.

Nous blâmons notre environnement de bureau, nos collègues, nos courriels sans fin, ou quoi que ce soit. Mais éliminez toutes ces choses, et vous aurez encore vous-même comme adversaire.

Je n’ai pas besoin d’ennemi. J’en ai un. C’est un moi perpétuellement distrait.

Vous n’avez pas besoin d’un ennemi. Vous en avez un. C’est un vous perpétuellement distrait.

 

4 . Les emails inefficaces

Si vous ne pouvez pas totalement échapper aux emails, limitez-les.

Désactiver les notifications est un bon début, mais cela ne résoudra pas tous vos problèmes.

Essayez de changer vos pratiques d’email de « toujours vérifier tout le temps » (qui est la valeur par défaut pour la plupart d’entre nous) à de courtes périodes durant lesquelles vous vérifierez à différents moments de la journée.

Par exemple, essayez de faire une petite fenêtre de 15 minutes le matin pour vous assurer qu’aucun incendie ne s’est déclaré. 90% du temps, il n’y a pas le feu.

Puis revenez aux emails à une heure déterminée plus tard dans la journée et traitez-les. Faites-le lorsque votre énergie est un peu plus faible et consacrez vos périodes de forte énergie aux tâches qui vous importent le plus ce jour-là.

De cette façon, quand vous rentrerez à la maison, vous aurez accompli vos tâches importantes et n’aurez pas passé votre temps sur des choses de moindre importance.

Deuxièmement, ne gérer pas ou ne diriger pas par email.

Voilà ce qui se passe avec beaucoup de dirigeants : quelqu’un pense à un problème, alors il envoie un email. Quelqu’un ajoute une remarque, et le dirigeant finit par répondre à tous.

Une conversation qui peut prendre 5 minutes en face à face (ou même moins) entraîne une série de réponses inutiles qui durent des jours.

Premièrement, n’envoyez pas de courriels à propos de tout. Si vous avez un problème qui pourrait être traité aussi facilement par téléphone ou en personne, placez-le sur une liste.

Ensuite, une fois que vous avez une liste de 5 à 15 articles, faites une simple téléconférence de 15 minutes ou une réunion physique en « stand-up » pour les traiter tous. Vous serez beaucoup plus efficace.

De même, si un collaborateur vous envoie un message qui n’est pas urgent, demandez-lui d’attendre votre prochaine réunion hebdomadaire. Ça peut presque toujours attendre.

Si c’est vraiment urgent et que ça nécessiterait beaucoup de va-et-vient, synthétisez et appelez ou faites un rapide échange de SMS. Les gens sont toujours plus synthétiques par SMS que par courriel.

Tout n’est pas urgent, alors ne le traitez pas comme si ça l’était.

 

5 . Trop de réunions

Nous passons notre vie dans des réunions, et notre productivité s’atrophie de ce fait. Les réunions sont une distraction permanente dans un monde où les dirigeants ont souvent simplement besoin de travailler.

Si vous ne faites pas attention, vous pouvez passer les trois quarts de votre semaine en réunions et il ne vous reste que quelques heures pour des travaux écrits et faire votre travail de dirigeant par rapport à ce qui compte le plus.

Les réunions remplissent le temps que vous avez mis de côté pour elles. Alors, mettez moins de temps de côté.

 

6 . Un agenda ouvert

Il est vraisemblable que vous écriviez seulement vos rendez-vous avec d’autres personnes et les réunions dans votre agenda, n’est-ce pas ?

Grosse erreur.

Prenez rendez-vous avec vous-même. Inscrivez dans votre agenda en temps d’écriture, un temps de réflexion, des rendez-vous avec votre conjoint (e), des rendez-vous avec votre famille. Autant de choses dont vous avez besoin et qui nécessitent du temps.

Pourquoi ?

Car ainsi, quand quelqu’un demande à vous rencontrer, vous pouvez dire que vous avez un engagement. Si c’est vraiment important, planifiez-le pour votre prochain emplacement disponible.

Un agenda ouvert est la garantie que vous passerez votre temps sur les priorités de tout le monde, et non sur les vôtres. Inversement, un agenda correctement structuré peut structurer votre vie.

 

7 . Les conversations inutiles

Les conversations peuvent faire perdre un temps fou. Et c’est ce qui arrive tout le temps aux dirigeants.

Parfois, vous vous sentez pris au piège dans l’une d’elles.

Que faites-vous quand quelqu’un vous coince ?

Soyez sympathique et avenant, mais passez votre chemin. Vous avez du travail à faire.

Transformez cette conversation de 20 minutes en une conversation de deux minutes. Soyez gentils, remerciez-les et, si besoin est, dites-leur que vous étiez sur le point de faire quelque chose. Alors, allez le faire.

Si vous travaillez dans un bureau classique, fermez la porte ou apposez un panneau sur la porte quand vous effectuez un travail qui nécessite votre concentration.

Si vous êtes dans un bureau ouvert, vous pouvez même concevoir avec vos collègues un signal pour leur faire savoir que vous n’êtes pas disposé à discuter. J’ai vu des dirigeants mettre un petit cône de signalisation orange ou un autre type de signal sur leur bureau pour signifier effectivement « ne pas déranger ».

Si vous pouvez arrêter les conversations superfétatoires, vous augmenterez votre productivité.

 

N’oubliez toutefois pas que vous avez besoin, pour maintenir vos facultés à leur maximum, de pauses régulières dans la journée. Le Stakhanovisme a les limites que votre corps lui donne. N’attendez pas que ce corps vous signale son besoin de vacuité, car il sera alors trop tard et il vous faudra beaucoup plus de temps pour revenir à vos facultés maximales…