Selon un sondage du Journal du Net, « déléguer » est l’une des tâches les plus complexes auxquelles ont à faire face les managers (pour 21% des sondés, c’est même LA tâche la plus complexe). C’est également l’une des dix qualités les plus recherchées chez un manager ou un patron.

 

Pourtant, ou peut-être de ce fait, dans la vie des entreprises, force est de constater que peu de patrons savent déléguer efficacement.

 

Pourquoi ? Parce que beaucoup craignent que, si quelque chose se passe mal, ils seront tenus pour responsables sans avoir été en contrôle complet de la situation. Un client m’a récemment avoué : « Si je dois assumer une erreur, autant que ce soit effectivement la mienne et non celle d’un junior ». Et pourtant, lorsque vous déléguez, vous réalisez plus de tâches, vous travaillez moins d’heures et vous produisez plus. Tout aussi important, voire plus : vous pouvez aider les autres à apprendre et à progresser.

 

Voici six conseils simples pour vous aider à apprendre à déléguer efficacement.

 

Prenez du recul et examinez attentivement votre agenda et votre liste de choses à faire.

Examinez toutes vos tâches, conférences téléphoniques et réunions pour la semaine à venir. Lesquelles sont susceptibles d’être déléguées ? Cela peut être des tâches de priorité moindre, ou des tâches qui peuvent constituer des opportunités d’apprentissage pour quelqu’un dans votre groupe de travail.

 

Pourquoi déléguer quand vous pouvez éliminer ?

Vous pouvez vous rendre compte que certaines de vos tâches ou réunions sont inutiles. Alors pourquoi les mettre sur le dos de quelqu’un d’autre quand vous pouvez simplement les rayer de votre liste de choses à faire ?

 

Connaître la différence entre « délestage » et « délégation ».

La plupart des gens veulent plus de responsabilités dans leur travail. Mais, les sondages montrent qu’ils désirent des « tâches significatives ». Ne faites pas de vos collaborateurs des poubelles pour toutes vos tâches rébarbatives. Ils en tireraient la désagréable impression d’être des esclaves, corvéables à merci. Leur implication dans leur travail, ainsi que l’ambiance générale du service en souffriraient rapidement.

 

Ne placez pas un collaborateur en position d’échec.

Lorsque vous déléguez une tâche, assurez-vous que la personne est capable de l’exécuter avec succès. Par exemple, vous voudriez vous décharger de certaines de vos tâches budgétaires, mais personne dans votre service n’a les compétences pour assumer ce travail. Mentionnez cette opportunité lorsque vous effectuez vos entretiens d’évaluations. Un de vos collaborateurs pourrait avoir un intérêt et être disposé à effectuer la formation requise pour prendre en charge ces tâches.

 

Motiver la personne à qui vous déléguez.

La communication est essentielle. Si vos collaborateurs comprennent l’impact de leur travail sur l’entreprise, ils s’investiront et seront plus engagés dans leur mission. En outre, montrez-leur ce qu’ils en apprennent et l’importance que cela a pour l’entreprise et pour eux-mêmes. Enfin, réfléchissez aux facteurs de motivation de chaque personne (carrière, argent, pouvoir, réussite, etc.).

 

Déléguez votre e-mail !

Un employé de bureau passe en moyenne 49 minutes à gérer son courriel chaque jour. Et les cadres y passent jusqu’à quatre heures ! Il n’est pas étonnant que les patrons efficaces délèguent cette tâche chronophage à leurs assistants. Selon une enquête, seulement 26% des assistants examinent le courrier électronique entrant de leurs supérieurs hiérarchiques et 43% d’entre eux rédigent des réponses au nom de leurs patrons.