Nous avons quasiment tous l’impression que chaque jour apporte plus de courriels, plus de données, plus d’informations à trier. Votre charge de travail augmente, mais vous ne pouvez pas ajouter plus d’heures aux 24 quotidiennes. Comment faire face ?

Utilisez les innovations pour réduire la surcharge de travail, rationaliser votre communication et augmenter votre productivité. Profitez de la technologie. Faites-la travailler pour vous au lieu de la laisser conduire votre vie.

 

1. Améliorez la gestion de vos e-mails.

Une étude de premier plan indique que les hommes et les femmes reçoivent en moyenne 121 courriels par jour. Et ce nombre continuera à croître. Créez un système pour éviter d’être submergé par ce déluge.

Définissez une plage de temps limitée pour passer en revue vos e-mails chaque jour. Trouvez un système de suppression, de sauvegarde et d’action sur ceux-ci, afin que ce système travaille à votre place.

Essayez de réduire le nombre d’emails que vous envoyez. Qui a vraiment besoin d’être en copie de vos emails ? Avez-vous vraiment besoin de « répondre à tous » ? Parfois, vous pouvez accomplir le travail correspondant à une douzaine de courriels en décrochant simplement votre téléphone et en parlant directement avec l’autre personne.

 

</>2. Rationalisez la paperasse.

Au lieu de piles de papier sur votre bureau, essayez des piles de fichiers dans des programmes qui vous permettent de partager avec votre équipe. Utilisez Evernote pour garder sous contrôle vos réflexions, vos projets et votre recherche. Servez-vous de Dropbox pour les fichiers de groupe, pour qu’ils soient accessibles à tous les membres de l’équipe.

 

3. Réduisez les temps de déplacement.

Le temps, c’est de l’argent. Au lieu de passer des heures et des jours dans les aéroports, voler ou conduire, utiliser la technologie pour raccourcir la distance. Skype ou Google Hangout permettent à 10 personnes de se voir et de converser. WebEx et GoToMeeting sont parfaits pour le partage d’écran. Ces techniques permettront d’utiliser plus efficacement votre temps.

 

4. Gérez vos informations de contact.

Beaucoup de personnes conservent les informations de contact dans leur smartphone, ce qui rend les données prêtes à l’usage. Une autre option est Jibber Jobber. Vous y enregistrez plus que des numéros de téléphone et d’autres informations sur vos contacts. Vous pouvez conserver des notes sur votre déjeuner d’affaires, vous connecter à vos relations et prendre contact avec d’autres personnes ou entreprises.

 

5. Débranchez-vous.

Utilisez la technologie pour vous aider à faire une pause et à vous débrancher. Recherchez des applications de contrôle parental pour limiter le temps passé sur votre téléphone. Bien sûr, vous aurez le mot de passe pour vous permettre de mettre fin au temps de coupure. Mais cela peut vous aider à voir combien de temps vous passez au téléphone et vous garantit un certain temps de déconnexion.

Break Time (Mac) ou Workrave (Windows) peut vous aider à prendre des pauses et à gérer votre planning sur votre ordinateur.
Envisagez également de désactiver les courriels, Twitter, Facebook et autres notifications. Les « dings » constants détournent votre attention de votre travail. Lorsque vous avez des périodes déconnectées des technologies, vous permettez à votre cerveau de réfléchir plus profondément et de trouver de meilleures solutions.

La technologie simplifie notre vie de plusieurs façons : nous numérisons et déposons des documents numériquement, nous recherchons plus facilement avec la recherche de Google, et nos smartphones, avec leur multitude d’applications, peuvent faciliter et accélérer le travail. Plutôt que d’avoir une technologie qui empiète sur nos vies, choisissons-en les meilleures parties pour rationaliser nos communications. Ensuite, libérez votre temps pour le consacrer à votre travail le plus productif.

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