Contre le sentiment d’être submergé : la fragmentation

Philippe | 3 avril 2017 | 1 commentaire
Temps de lecture : 4 minutes
Je dirais qu’une large majorité des personnes qui viennent à moi pour du coaching, se sentent régulièrement submergées, dépassées par les tâches à accomplir. C’est souvent l’un des sentiments qui prévaut dans les cas de burnout.
 
Le double drame avec le sentiment d’être submergé, c'est qu'il peut souvent conduire à la paralysie et à l'inaction au moment précis auquel nous devrions être le plus efficace. Cela conduit, dans la foulée, à des sentiments encore plus écrasants parce que le travail ne cesse de s'accumuler.
 
La plupart des personnes, se sentent dépassées parce qu'elles voient la globalité de la tâche et ne savent pas par où commencer. Parfois c’est l’inverse et certaines personnes se sentent submergées parce qu'elles ne peuvent se concentrer que sur les petites choses et ne peuvent jamais imaginer la globalité de la tâche.
 
Demandez-vous à quel groupe vous appartenez ? Si c'est le dernier, désolé, mais ce n’est pas l’objet de ce post… nous verrons cela à une autre occasion.
 
Si c’est le premier groupe qui vous semble vous correspondre le plus, imaginez que votre patron vous indique que, pour garder votre emploi, vous devez construire un avion et le lui livrer sur son bureau d'ici jeudi prochain.
 
Pas une maquette, vous comprenez, il veut un A380 en taille réelle. C'est une sacrée tâche que vous avez à votre programme, et il serait facile d’en être accablé et de succomber sous le poids du défi.
 
Donc que faire ?
 
Si une telle perspective vous submerge, voici pourquoi. Votre première réponse sera, presque certainement, de vous faire une image mentale d'un avion. Cette première image mentale sera rapidement suivie par une voix intérieure disant quelque chose comme : « Comment diable suis-je censé faire ça ?! Il est fou ! Y a pas moyen de faire ça ! » Ou quelque chose de ce genre.
 
Ensuite, vous allez être de plus en plus agité en pensant que la tâche est complètement hors de votre portée.
 
Si, au contraire, la perspective de la tâche ne vous rebute pas parce que vous aimez un peu de défi dans votre vie, vous allez construire une image complètement différente à l'intérieur de votre tête. Vous allez probablement penser « bon, je vais avoir besoin de rivets » et vous vous verrez aller chez Monsieur Bricolage acheter de 8 tonnes de rivets.
 
La différence entre les deux réponses à la même situation est la capacité de la seconde personne à fragmenter la tâche. Fragmenter est l'art de prendre quelque chose qui doit être fait et le diviser en petits morceaux faciles à gérer. Je vous concède qu'il y a beaucoup de morceaux pour construire un avion, mais s’ils sont construits c’est bien que quelqu'un les fait…
 
Si dans le premier cas, votre patron vous avait donné une liste disant à peu près ceci :
 
Veuillez effectuer les tâches suivantes dans cet ordre et ne pas passer d'une tâche à une autre tant que la première n’est pas terminée.
 
1. Commandez 6 tonnes de rivets à livrer la semaine prochaine
2. Commandez 500 litres de peinture jaune vif
3. Demandez à Gérard, de la finance, de vous donner un chèque de 7,6 millions d’euros
4. Appelez Andrée chez Rolls Royce et dites-lui que vous avez besoin de 4 gros moteurs
5. Envoyez un courriel à tous les employés pour leur demander si quelqu'un sait piloter un avion
6. Commander 5.000 sachets de cacahuètes
7. Emprunter quelques échelles pour l'entretien
8. Voyez si vous pouvez trouver un cockpit sur Ebay
9. Demandez au concierge s'il peut retirer la porte de mon bureau et l'élargir légèrement
10. Acheter deux boîtes noires, tout type de boîte noire fera l’affaire, du moment qu’elles sont oranges
 
Vous fronceriez probablement un sourcil, mais vous poursuivriez votre chemin joyeux et détendu avec la conviction que votre patron est fou et que, de toute façon, c’est vous qui occuperez bientôt son poste.
 
La fragmentation c'est ça et rien de plus difficile. Prendre une grande tâche et la décomposer en tâches plus petites et s'assurer que votre attention reste sur la tâche individuelle que vous traitez dans l’instant. Personne n'est submergé ou accablé d'avoir à commander des rivets, mais la pensée d'une entreprise aussi énorme que la construction d'un avion est quelque chose de tout à fait différent.
 
Comment faites-vous face à de grands projets et pourriez-vous les rendre plus faciles en adoptant l'habitude de la fragmentation ?

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