L’idée d’accroître la productivité et l’efficacité véhicule souvent l’image de quelqu’un chronométrant chaque activité d’un œil inquisiteur. Henry Ford a commencé par utiliser les talents d’un expert en efficacité pour construire des voitures plus rapidement et pour moins cher. Ce qui en a résulté fut la ligne d’assemblage où le même mouvement est répété à l’infini pour éliminer tout gaspillage de temps.

Vous n’êtes toutefois pas obligé de travailler sur une chaîne de montage pour profiter des conseils en productivité. En prenant un peu de temps pour planifier et préparer, vous pourrez trouver des heures supplémentaires dans votre journée pour achever votre travail et, en plus, vous amuser.

Victor Hugo a dit : « Celui qui, chaque matin, planifie les transactions de la journée et fait suite à ce plan, porte un fil qui le guidera à travers un labyrinthe d’une vie plus occupée ».

Vous trouverez ci-dessous des méthodes pour utiliser votre temps de la manière la plus productive possible :

 

1. Planifiez votre travail.

Planifiez votre travail et travaillez votre plan. Consacrez 10 à 15 minutes de planification au début ou à la fin de votre journée pour créer la liste des tâches à faire sur les 24 prochaines heures et vous aurez bien en tête vos tâches importantes avant de commencer la journée. Cette planification anticipée peut permettre d’économiser plus d’une heure par jour.

Étape action : prenez un moment maintenant et décidez de l’heure du jour qui vous convient le mieux pour cette période de planification. Qu’il s’agisse de 6h00 du matin ou de minuit, prévoyez une heure maintenant.

 

2. Utilisez le temps efficacement.

Soyez productif avec votre temps. Rappelez-vous, nous avons tous exactement le même nombre d’heures par jour que celles qui ont été données à Helen Keller, Michel-Ange, Mère Teresa, De Vinci et Einstein.

Étape action : vous pouvez utiliser le temps d’attente des rendez-vous ou d’attente en ligne pour rattraper du retard dans vos lectures et utiliser les outils d’aujourd’hui pour augmenter considérablement la productivité. Regardez les activités qui remplissent votre journée et déterminez les façons dont elles pourraient être soit réalisées de manière plus efficace, soit éliminées. En réduisant de quelques minutes plusieurs tâches tout au long de la journée, vous pourrez libérer une plus grande plage horaire. Pensez à deux façons de gagner du temps dans votre programme quotidien.

 

3. Utilisez vos heures de travail les plus importantes pour vos tâches les plus importantes.

Certains d’entre nous sont des lève-tôt, d’autres sont des noctambules. Si vous avez besoin de temps pour vous réveiller et commencer vraiment votre journée, ce n’est pas la peine de prévoir un travail primordial dès l’aube. Posez-vous la question : « Que dois-je faire aujourd’hui pour me sentir satisfait ? » Et « Quand suis-je le plus productif ? » Concentrez-vous davantage sur ce qui est important et moins sur la rapidité avec laquelle vous allez travailler. Passez 20% de votre journée sur les tâches les plus importantes et vous obtiendrez 80% de vos résultats.

Étape action : Choisissez un objectif quotidien que vous voulez atteindre et décidez à quelle heure du jour vous avez le plus d’énergie ou de créativité pour faire le travail. Dédiez ce temps à la réalisation de votre objectif.
Inscrivez un exemple de but ici pour vous aider à démarrer :

 

4. Priorisez vos activités les plus importantes.

Notez les tâches importantes et définissez-les par ordre de priorité. Concentrez-vous sur les trois projets les plus importants. Quelles sont les tâches les plus importantes ?

• Si je ne pouvais réaliser qu’une seule tâche aujourd’hui, laquelle je choisirais ?
• Cette activité est-elle la meilleure utilisation de mon temps, de mes connaissances, de ma créativité et de mon expérience ?

Concentrez-vous sur l’activité la plus importante jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Après avoir terminé cette tâche, vérifiez vos priorités et abordez la prochaine étape la plus importante. Ce processus conduit à un plus grand sentiment d’accomplissement à la fin de la journée. Organisez-vous des rendez-vous avec vous-même pour travailler sur les projets que vous considérez comme les plus importants.

Étape action : pensez à ces tâches que vous souhaitez accomplir et écrivez les trois premières ici par ordre d’importance :

 

5. Commencez maintenant.

Quelle que soit l’importance que vous accordez à votre projet à long terme, il est primordial de commencer. L’hésitation, la peur et le doute de soi s’effacent dans l’action. Par exemple, si vous souhaitez écrire un livre, écrivez un mot sur un morceau de papier. Développez ce mot dans une phrase, puis un paragraphe, et avant longtemps, vous aurez écrit le chapitre entier.
Quelles mesures pouvez-vous prendre maintenant ? N’attendez pas ; faites-le !

Étape action : listez une première étape dans laquelle vous pouvez vous engager pour la tâche numéro un que vous avez énumérée ci-dessus. Engagez-vous à prendre des mesures pour cette première étape aujourd’hui.

 

6. Dites non aux petits projets.

Apprenez à dire non aux activités qui peuvent sembler urgentes, mais vont vous distraire de la réalisation de vos projets importants. Si vous dépensez la majeure partie de votre énergie pour éteindre les feux, vous ne trouverez jamais le temps nécessaire aux activités importantes de votre vie.

Étape action : lorsque quelqu’un vous demande de faire quelque chose qui n’a pas spécifiquement besoin de votre intervention personnelle, mémorisez cette phrase et dites-le avec un sourire : « Oh, je suis désolé. Je crains de ne pas avoir le temps de m’occuper de ça comme ça le mériterait. Mais, merci d’avoir pensé à moi ».

 

7. Faites des mini pas.

Beaucoup de projets à long terme ne sont jamais mis en route parce que l’ensemble de l’entreprise semble gigantesque. Nous pensons au projet global et il nous submerge. Faites de petites étapes que vous savez pouvoir accomplir. Plus vos attentes sont réalistes, mieux c’est. Lorsque vous aurez pris de l’élan, vous pourrez laisser l’énergie et l’excitation du projet prendre le dessus, et vous serez complètement impliqué.

Étape action : regardez la tâche numéro un que vous avez choisie et la première étape que vous avez énumérée ci-dessus. Divisez cette tâche dans ses composants les plus petits possibles et travaillez sur le premier.

 

8. Organisez votre vie sur une base hebdomadaire.

Dimanche soir, planifiez vos projets de la semaine. Pendant la semaine, passez du temps chaque jour en vous concentrant sur les projets prioritaires, et vous serez agréablement surpris par vos résultats. Intégrez les objectifs à long terme dans votre liste de tâches quotidiennes, et vous réaliserez vos projets les plus importants.

Étape action : choisissez un endroit tranquille et planifiez vos activités dans un agenda pour la semaine à venir.

 

9. Éclatez les moments pour les activités non urgentes.

Prévoyez un horaire pendant votre journée pour travailler uniquement sur des activités non urgentes (par exemple, téléphone, courrier électronique, paiement de factures).

Étape action : Essayez de sélectionner une période de 30 minutes dans votre journée où vous n’aurez pas de tâche importante qui monopolise votre esprit. Le meilleur moment peut être après une pause ou un repas car vous pourrez revenir à cette occupation l’esprit aéré.

 

10. Utilisez un système de tâches au fil de l’eau.

Au fur et à mesure que les activités et les informations vous arrivent, traitez-les au fil de l’eau, au lieu de les mettre sur votre liste de tâches à faire plus tard.

Étape action : Votre objectif devrait être de « s’en occuper une fois » et ensuite avoir terminé avec ça. Cela augmente votre productivité et augmente également votre perception de la réalisation en voyant toutes les tâches que vous avez accomplies.

 

11. Considérez chaque jour comme unique.

Dans la mesure où vous planifiez chaque jour, prenez en considération l’activité la plus appropriée pour cette journée. Les vendredis peuvent être vos jours de création et de planification, tandis que les lundis peuvent être dédiés à l’organisation.

Étape action : regardez les activités que contiennent vos journées et essayez de les regrouper par type d’action. Par exemple, en organisant toutes vos courses un jour et vos activités créatives un autre jour, vous pourrez augmenter la productivité et l’efficacité sur tous les fronts. Énumérez les activités qui occupent la majeure partie de votre journée et voyez si vous pouvez regrouper plusieurs tâches similaires dans un jour ou une période spécifique.

 

12. Gérez votre courrier vocal et vos e-mails deux fois par jour.

Autorisez-vous deux sessions distinctes par jour pour vérifier et répondre aux messages de messagerie vocale et aux messages électroniques. Au cours de ces sessions, vous ne ferez que cette activité et rien d’autre. Triez vos appels téléphoniques et vos e-mails par priorité : faible et élevée. Pendant le reste de la journée, vous limiterez l’utilisation de votre téléphone et votre courrier électronique afin de ne vous concentrer que sur le projet en cours.

Étape action : décidez du délai qui vous convient le mieux. Peut-être la première chose du matin et juste après le déjeuner, ou juste avant le déjeuner et juste avant la fin de la journée de travail. Notez les moments que vous estimez fonctionner le mieux pour vous.

 

13. Prenez des pauses.

Lorsque votre niveau d’énergie diminue ou que vous devenez trop réactif aux autres, prenez le temps de vous ressourcer en prenant une pause.

Étape action : une pause consiste à s’éloigner physiquement de la zone de travail et de prendre de l’air frais, d’écouter de la musique relaxante, ou parler avec un ami. Trouvez quelque chose qui vous aide à vous ressourcer. Énumérez certaines activités qui vous ressourcent.

 

14. Faites un bilan de fin de journée.

Passez en revue votre liste de tâches pour examiner ce que vous avez accompli, ce que vous auriez pu faire plus efficacement et ce que vous devrez faire demain.

Étape action : regardez votre agenda et vérifiez les tâches que vous avez terminées. Cela vous donnera un sentiment d’accomplissement et vous aidera à déterminer les tâches qui nécessitent plus de temps que prévu initialement.

 

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